«Pasamos de perseguir confirmaciones a llenar eventos»

Visual Evento es un medio que también organiza encuentros y comunidad de negocios en Panamá. Detrás de cada convocatoria hay listas de invitados, mensajes, patrocinadores esperando respuesta y una sala de prensa que no se detiene. Conversamos con su equipo sobre lo que cambió desde que trabajan con Creartísimo y con Yolanda.

¿Cómo era un evento antes de este cambio?

Visual Evento: Era una carrera detrás de la gente. Mandábamos la invitación, esperábamos, volvíamos a escribir, anotábamos en una hoja quién dijo que sí y quién dejó el mensaje en visto. La información vivía en tres o cuatro lugares y nadie tenía la foto completa. Cuando un patrocinador preguntaba cuántos confirmados teníamos, había que armar la respuesta a mano.

¿Qué hicieron primero?

Visual Evento: Ordenar. Creartísimo no llegó a instalarnos una herramienta más; se sentó con nosotros a mirar el proceso completo, desde el primer anuncio de una convocatoria hasta el mensaje de agradecimiento del día siguiente. Ahí decidimos qué partes podía llevar la inteligencia artificial y cuáles seguían siendo nuestras.

¿Qué es Yolanda para ustedes, en palabras simples?

Visual Evento: Es el lugar donde está todo lo que sabemos del negocio. Invitados, aliados, patrocinadores, fechas, precios, notas de cada conversación. Antes ese contexto estaba repartido; ahora está unificado y lo consultamos desde donde ya trabajábamos: WhatsApp, ChatGPT o Claude. Si alguien del equipo necesita saber el estado de un patrocinio, lo pregunta como se lo preguntaría a un colega. Pueden ver cómo funciona en Yolanda, el sistema que unifica el contexto del negocio.

¿Cómo cambiaron las confirmaciones?

Visual Evento: Dejamos de perseguir. Las respuestas quedan registradas en un solo sitio, sabemos quién falta por confirmar y a quién conviene escribirle otra vez. Esa diferencia parece pequeña, pero libera horas que antes se iban en revisar chats uno por uno. El resultado es que nos dedicamos a llenar la sala, no a contar sillas.

¿Y la sala de prensa?

Visual Evento: Como también somos medio, producimos contenido todo el tiempo: anuncios del evento, notas, piezas para redes, coberturas. Hoy ese contenido lo controlamos y lo dejamos programado. Sabemos qué sale, cuándo sale y quién lo aprobó. Ya no dependemos de que alguien se acuerde de publicar un viernes a última hora.

¿Qué ganaron los patrocinadores con todo esto?

Visual Evento: Respuestas más rápidas y mejor informadas. Cuando una marca pregunta por su visibilidad o por el perfil de los asistentes, tenemos los datos en orden y los podemos consultar al momento. Eso da confianza, y la confianza se traduce en negocio: nuestras ventas aumentaron. Preferimos no ponerle un número público, pero el crecimiento es claro para nosotros.

¿Quién aprendió a usar el sistema?

Visual Evento: Todos, y eso fue clave. Creartísimo dio capacitación interna a la parte directiva y a la parte ejecutiva, por separado y con nuestras tareas reales. La dirección aprendió a pedir reportes y tomar decisiones con información al día; el equipo operativo aprendió a registrar, consultar y programar sin fricción. Si alguien quiere entender ese enfoque, está explicado en esta guía de capacitación en inteligencia artificial para empresas en Panamá.

¿Qué no delegan a la IA?

Visual Evento: La relación. Un patrocinador grande quiere hablar con una persona, y un invitado importante merece una llamada nuestra. La IA nos quita lo repetitivo para que ese tiempo humano vaya donde más pesa.

¿Qué consejo le darían a otro organizador?

Visual Evento: Que empiece por el proceso y no por la herramienta. Nosotros teníamos buena voluntad y mucho desorden. Lo que cambió el juego fue tener el contexto en un solo lugar y un equipo que sabe usarlo.

Visual Evento es cliente de Creartísimo y gestiona sus convocatorias, patrocinios y contenido con Yolanda.